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ヒヤリハットが大切!仕事でミスをなくす方法で「やり直し・間違いゼロ」を習慣に

メール・ホウレンソウ・整理整頓など、ビジネスマンの基本とちょっとした工夫をすることにより、ミスを減らし、仕事の効率化を上げることができます。
「絶対にミスをしない人の仕事のワザ」という書籍から「仕事でミスをなくす方法と知識」を4つにまとめましたので、ご紹介します。
まとめる書籍
やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ
やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ
著者:鈴木 真理子 < 明日香出版社 >
「スピード」と「正確さ」を手に入れよう!ちょっとした工夫と習慣でトラブルや失敗を防止します...

仕事でミスをなくす方法 メール編:添付ファイルは本文を書く前に

lifehacker.jp

メールにファイルを添付するつもりだったのに、うっかり忘れてしまい再送しなければならない・・・。誰もが一度は経験するミスかもしれません。本来は1通のメールで済むのに、2通送信するのは非効率ですよね?

添付忘れの原因は何でしょうか?
それは、「メール本文を先に書き上げるとホッとし、つい送信ボタンを押してしまう」からでしょう。誤字脱字はチェックしたとしても、添付ファイルの有無は見落としやすいのです。

この対策としては、
①送るファイルがあれば本文を書く前に添付する
※メールの作成画面を上下で分けてとらえ、上部を入力し終えてから下部にある本文へと移る
②件名には「添付3」などファイルの総数を入れる
※件名例:【資料送付】◯◯会議の件(添付3)

上記2点を実践すれば、添付ファイル忘れを防ぐことができます。件名に数を書くと、送信前にセルフチェックができ、もらった相手はファイルがあるか、数に間違いがないか、瞬時にチェックできます。


仕事でミスをなくす方法 整理・整頓編:書類は寝かせない、重ねない

yourlifebalancecoach.com

「必要なファイルが見つからない」「これから持っていく書類はどこ?」と、慌てて探すことはありませんか?もし、大事な商談があるのに約束した企画書や見積書を用意できなかったら・・・・。想像しただけで冷や汗が出ますよね。

ファイルや書類は横に寝かせない、重ねないのが基本です。
下から上へ積み上げていくと、下になった書類の優先順位が下がってしまい、締切に遅れるなどのミスやエラーが発生してしまいます。他の書類に紛れ込んで迷子になる心配もあります。

解決策はいたってシンプルで、デスクにあるファイルや書類を立てるようにしましょう。立てれば探しやすく、省スペースにもなり、仕事がはかどるデスクになるはずです。


仕事でミスをなくす方法 コミュニケーション編:指示は6W3Hで聞く

chinamgt.com

指示を聞くときの大切なポイントは3つあります。それは「メモをする」「質問があれば確認する」「復唱する」です。

まず、上司の指示はメモをしながら、さえぎらずに聞きます。もし質問があれば、指示を聞き終えてからにしましょう。
最後には復唱して、間違いがないことを確認してから仕事に取りかかります。「はい」「わかりました」だけでは、本当に理解したのか上司は判断できません。
上司はすべてを言葉にはしないものです。そのため、6W3Hで確認するのがオススメです。チェック表を作り、わからない項目は遠慮せずに質問しましょう。

下記に再度、整理します。

■指示の聞き方の基本
・指示の内容をメモする
・指示は最後まで聞く
・質問があれば確認する・・・6W3H
・復唱確認をする

■6W3Hメモはこうやって作る
例えば「A社に書類を送って」と指示された時

・6W
「When」いつ、いつまでに・・・明日の12時必着
「Where」どこで、どこへ・・・A社へ
「Who」誰が・・・上司の代理で私が
「Whom」誰に・・・??
「What」何を・・・機密書類を
「Why」なぜ・・・預かったものを返却するため

・3H
「How」・・・◯◯運輸の宅配で送る
「How much」・・・コスト850円
「How many」・・・原本を1部

上記の場合、「Whom」の「誰に」が抜けているため、ここでは「誰に送ればいいか?」の確認しなければならないと分かります。


仕事でミスをなくすために知っておきたいこと:ミスを減らす取り組み

tech.jsae.or.jp

最後に、ミスについて知っておく必要のある知識や情報をお伝えします。
それは「ヒヤリ・ハット」です。
あなたはこの言葉を聞いたことがあるのではないでしょうか?これは重大な災害や事故にはならなかったものの、その一歩手前の発見を言います。文字通りヒヤッとしたりハッとした経験のことです。

「ハイリッヒの法則」といわれるものがあります。これは、1件の重大な事故や災害の裏には29件の軽微なミス、さらに300件のヒヤリ・ハットがあるという理論。ビジネスの現場でも、ヒヤリ・ハットはミスを防ぐ武器になります。

一歩手前で「不安なので書類をもう一度見直そう」「自己判断せず上司に相談しよう」とブレーキを踏めば、ミスやクレームを防げるシーンはあるのではないでしょうか。


今回紹介した本の著者は、「ミスをなくせばチャンスの神様がやってくる」と言います。どんな仕事であれ、基本をおろそかにしては応用はできません。
当たり前のことができる、ミスが少ないと評価されれば次のステージが用意されているかもしれません。

紹介した書籍
やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ
やり直し・間違いゼロ 絶対にミスをしない人の仕事のワザ
著者:鈴木 真理子 < 明日香出版社 >
販売価格を見る    Kindle版あり

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