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これがトヨタ流の仕事術、「紙1枚」で議事録、稟議書すべてまとめる

若手社員がたった「1枚」の紙にまとめた資料が、トヨタ自動車社長に渡り5秒で社長決裁がされる。
これは著者が実際に体験した話。
あなたは自分が作った1枚の報告書を、日本ナンバーワン企業の社長に即決させるほど“まとめる力”に自信がありますか?頭の中はいつも明確に整理されていますか?
まとめる書籍
トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術
著者:浅田すぐる < サンマーク出版 >
世界のトップ企業・トヨタの「仕事のできる人」たちが当たり前のように実践している仕事術をもとに体系化した、シンプルにして究極の思考整理法を大公開!

トヨタで学んだ「1枚の紙」にまとめる技術とは

livedoor.com

トヨタには、業務上の書類はすべてA3またはA4サイズの紙1枚に収める、という習慣が企業全体の文化として根付いています。

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トヨタ自動車(以下トヨタ)に新入社員として入社したら真っ先に、「トヨタの問題解決」の技法と、その結果をA3用紙1枚にまとめる研修があるそうです。

そして、トヨタでは、どんなに複雑な内容の企画書も、報告書も、どんなに長い会議の議事録も、プレゼンテーションの資料も、仕事のスケジュールも進行管理も、とにかく「紙1枚」にまとめるように作るようです。
そうすることで、仕事の質も効率も飛躍的にアップすることできるんだとか。


なぜ、「1枚の紙」にまとめるのがいいのか

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紙とペンを用意してみてください。そして、携帯電話の「アンテナマーク」を描いてみてください。
さて、どれくらい正確に描くことができたでしょうか。
ほとんどの人が携帯電話を持っている時代、「アンテナマーク」の絵柄は誰もが目にしたことがあるはずです。しかし、思っていた以上に描けなかった、知っているつもりだったけれど意外と描けなかった、という人も多いのではないでしょうか。

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実際に「手で書いて」みると、本当にわかっているかどうか、どれくらいわかっているか、がよく「見える」と著書はいいます。

トヨタで実践している「紙1枚にまとめる」ことにも、同じような働きがあります。
なんとなく分かっているつもりのことを紙に書いてみると、「本当に自分が頭で理解できているのか?」が、見える化できるということです。


トヨタで学んだ「紙1枚」にまとめる技術〜準備編〜

ホンビュー編集部

必要な情報をまとめるには、まず、「テーマを決める」ことが先決です。
そして、そのテーマに関連する内容を探っていく。これが情報を「整理する」ための第一歩です。

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テーマとは、つまり「何について」まとめるかということ。
例えば、インターネットで調べ物をするときに、グーグルの検索窓に入れるキーワードのようなもの。
具体的には、ランチを何を食べようか迷ったときに、インターネットで、「◯◯駅 ランチ おすすめ」といった単語を検索しますよね?欲しい情報のテーマが決まることで、次に「魚の定食にしようか、いや、とんかつのほうがいいかも」などと、頭が働き出すそうです。

「紙1枚」にまとめる技術では、次の3つの素材を用意するそうです。

・テーマ
・3色(緑、青、赤)のペン
・1枚の紙


トヨタで学んだ「紙1枚」にまとめる技術〜基礎編〜

ホンビュー編集部

■「紙1枚」にまとめる手順緑色のペンで上下、左右に線を引く
緑色のペンでいちばん左上のフレームに「日付」と「テーマ」を書く
③残りのフレームに青色のペンで答えをどんどん書いていく
④考えに沿って赤色のペンで印をつけていく

以上の手順を参考に、ランチに何を食べるか、1枚の紙にまとめた結果が上の図です。

考えをまとめる作業が苦手だという人は、これを頭の中だけでやろうとするために、思考が前に進まないそうですよ。


Amazonの「仕事術・整理法」のカテゴリランキングでも1位になっている本書。
難しい作業なく、実践的に頭の中が整理できるノウハウが満載です。

紹介した書籍:トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術

実用・スキル #まとめる技術 #トヨタ自動車


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