ヒヤリハットが大切！仕事でミスをなくす方法で「やり直し・間違いゼロ」を習慣に

メールにファイルを添付するつもりだったのに、うっかり忘れてしまい再送しなければならない・・・。誰もが一度は経験するミスかもしれません。本来は１通のメールで済むのに、２通送信するのは非効率ですよね？

添付忘れの原因は何でしょうか？
それは、「メール本文を先に書き上げるとホッとし、つい送信ボタンを押してしまう」からでしょう。誤字脱字はチェックしたとしても、添付ファイルの有無は見落としやすいのです。

この対策としては、
①送るファイルがあれば本文を書く前に添付する
※メールの作成画面を上下で分けてとらえ、上部を入力し終えてから下部にある本文へと移る

②件名には「添付３」などファイルの総数を入れる
※件名例：【資料送付】◯◯会議の件（添付３）

上記２点を実践すれば、添付ファイル忘れを防ぐことができます。件名に数を書くと、送信前にセルフチェックができ、もらった相手はファイルがあるか、数に間違いがないか、瞬時にチェックできます。

「必要なファイルが見つからない」「これから持っていく書類はどこ？」と、慌てて探すことはありませんか？もし、大事な商談があるのに約束した企画書や見積書を用意できなかったら・・・・。想像しただけで冷や汗が出ますよね。

ファイルや書類は横に寝かせない、重ねないのが基本です。
下から上へ積み上げていくと、下になった書類の優先順位が下がってしまい、締切に遅れるなどのミスやエラーが発生してしまいます。他の書類に紛れ込んで迷子になる心配もあります。

解決策はいたってシンプルで、デスクにあるファイルや書類を立てるようにしましょう。立てれば探しやすく、省スペースにもなり、仕事がはかどるデスクになるはずです。

指示を聞くときの大切なポイントは３つあります。それは「メモをする」「質問があれば確認する」「復唱する」です。

まず、上司の指示はメモをしながら、さえぎらずに聞きます。もし質問があれば、指示を聞き終えてからにしましょう。
最後には復唱して、間違いがないことを確認してから仕事に取りかかります。「はい」「わかりました」だけでは、本当に理解したのか上司は判断できません。
上司はすべてを言葉にはしないものです。そのため、６Ｗ３Ｈで確認するのがオススメです。チェック表を作り、わからない項目は遠慮せずに質問しましょう。

下記に再度、整理します。

■指示の聞き方の基本

・指示の内容をメモする
・指示は最後まで聞く
・質問があれば確認する・・・６Ｗ３Ｈ
・復唱確認をする


■６Ｗ３Ｈメモはこうやって作る
例えば「A社に書類を送って」と指示された時

・６Ｗ
「When」いつ、いつまでに・・・明日の１２時必着
「Where」どこで、どこへ・・・A社へ
「Who」誰が・・・上司の代理で私が
「Whom」誰に・・・？？
「What」何を・・・機密書類を
「Why」なぜ・・・預かったものを返却するため

・３H
「How」・・・◯◯運輸の宅配で送る
「How much」・・・コスト850円
「How many」・・・原本を1部


上記の場合、「Whom」の「誰に」が抜けているため、ここでは「誰に送ればいいか？」の確認しなければならないと分かります。

最後に、ミスについて知っておく必要のある知識や情報をお伝えします。
それは「ヒヤリ・ハット」です。
あなたはこの言葉を聞いたことがあるのではないでしょうか？これは重大な災害や事故にはならなかったものの、その一歩手前の発見を言います。文字通りヒヤッとしたりハッとした経験のことです。

「ハイリッヒの法則」といわれるものがあります。これは、1件の重大な事故や災害の裏には29件の軽微なミス、さらに300件のヒヤリ・ハットがあるという理論。ビジネスの現場でも、ヒヤリ・ハットはミスを防ぐ武器になります。

一歩手前で「不安なので書類をもう一度見直そう」「自己判断せず上司に相談しよう」とブレーキを踏めば、ミスやクレームを防げるシーンはあるのではないでしょうか。