これがトヨタ流の仕事術、「紙１枚」で議事録、稟議書すべてまとめる

トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術
著者：浅田すぐる （サンマーク出版）
世界のトップ企業・トヨタの「仕事のできる人」たちが当たり前のように実践している仕事術をもとに体系化した、シンプルにして究極の思考整理法を大公開!

トヨタで学んだ「１枚の紙」にまとめる技術とは

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トヨタには、業務上の書類はすべてＡ３またはＡ４サイズの紙１枚に収める、という習慣が企業全体の文化として根付いています。

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トヨタ自動車（以下トヨタ）に新入社員として入社したら真っ先に、「トヨタの問題解決」の技法と、その結果をＡ３用紙１枚にまとめる研修があるそうです。

そして、トヨタでは、どんなに複雑な内容の企画書も、報告書も、どんなに長い会議の議事録も、プレゼンテーションの資料も、仕事のスケジュールも進行管理も、とにかく「紙１枚」にまとめるように作るようです。
そうすることで、仕事の質も効率も飛躍的にアップすることできるんだとか。

なぜ、「１枚の紙」にまとめるのがいいのか

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紙とペンを用意してみてください。そして、携帯電話の「アンテナマーク」を描いてみてください。
さて、どれくらい正確に描くことができたでしょうか。
ほとんどの人が携帯電話を持っている時代、「アンテナマーク」の絵柄は誰もが目にしたことがあるはずです。しかし、思っていた以上に描けなかった、知っているつもりだったけれど意外と描けなかった、という人も多いのではないでしょうか。

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実際に「手で書いて」みると、本当にわかっているかどうか、どれくらいわかっているか、がよく「見える」と著書はいいます。

トヨタで実践している「紙１枚にまとめる」ことにも、同じような働きがあります。
なんとなく分かっているつもりのことを紙に書いてみると、「本当に自分が頭で理解できているのか？」が、見える化できるということです。

トヨタで学んだ「紙１枚」にまとめる技術〜準備編〜

ホンビュー編集部

必要な情報をまとめるには、まず、「テーマを決める」ことが先決です。
そして、そのテーマに関連する内容を探っていく。これが情報を「整理する」ための第一歩です。

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テーマとは、つまり「何について」まとめるかということ。
例えば、インターネットで調べ物をするときに、グーグルの検索窓に入れるキーワードのようなもの。
具体的には、ランチを何を食べようか迷ったときに、インターネットで、「◯◯駅　ランチ　おすすめ」といった単語を検索しますよね？欲しい情報のテーマが決まることで、次に「魚の定食にしようか、いや、とんかつのほうがいいかも」などと、頭が働き出すそうです。

「紙１枚」にまとめる技術では、次の３つの素材を用意するそうです。

トヨタで学んだ「紙１枚」にまとめる技術〜基礎編〜

ホンビュー編集部

以上の手順を参考に、ランチに何を食べるか、１枚の紙にまとめた結果が上の図です。

考えをまとめる作業が苦手だという人は、これを頭の中だけでやろうとするために、思考が前に進まないそうですよ。